Fondos Facultativos
 

Fondos Facultativos año 2021, este año consciente de las particularidades y dificultades que la crisis sanitaria por Covid-19 ha provocado en el personal y sus grupos familiares, se realizó un proceso excepcional, en el cual se priorizó el financiamiento total o parcial de proyectos para implementar, habilitar y/o mejorar espacios para bienestar laboral de los funcionarios y funcionarias.

Además se consideraron dos procesos, el proceso normal que se realiza año a año y un segundo proceso excepcional orientado a la construcción, habilitación e implementación de espacios Deportivos.

 
¿Cómo es el procedimiento?
El proceso para postular y adquirir un Fondo facultativo, contempla 8 pasos los cuales son:

     
     
     
  
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1. ETAPA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

Periodo: 01 de Marzo al 16 de Abril 2021
Proceso de presentación y postulación CERRADO para el año 2021.

Para presentar se debe llenar el Formulario de presentación de proyecto


    
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2. PROCESO DE EVALUACIÓN: AUTORIZACIÓN O RECHAZO DEL PROYECTOS

Periodo: 17 de Abril hasta el 12 de Mayo 2021

Proceso realizado el año 2021

Revisa los resultados a continuación
Resultados de Proyectos Fondos Facultativos.
Proyectos de Implementación Deportiva.
Proyectos de Espacios Deportivos.


    
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3. PROCESO DE REQUERIMIENTO Y/O ACTIVACIÓN DE LA COMPRA

Periodo: 15 de mayo al 15 de Octubre 2021
Una vez que la Unidad beneficiaria recepcione por parte del Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida, la aprobación y el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, el coordinador del proyecto, tendrá la responsabilidad de activar y/o requerir la compra de los productos, a través del operador de compra de su respectiva Dirección Regional, para lo cual le deberá remitir:

a) Copia del proyecto autorizado.
b) Documento de autorización por parte del Departamento de Bienestar Social y Calidad Vida.
c) FOSOAD firmado por el Jefe de Unidad.
d) Certificado de Disponibilidad Presupuestaria.

La Orden de Compra, se debe registrar los datos de Facturación a nombre del Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida.

RAZON SOCIAL: SERVICIO DE BIENESTAR SOCIAL - GENDARMERIA DE CHILE
RUT N° : 61.004.108-6
DIRECCIÓN : COMPAÑIA 1048, PISO 7, SANTIAGO
FONO : 222038127

Una vez emitida la Orden de Compra por parte de la Dirección Regional respectiva, ésta deberá ser remitida directamente al coordinador del proyecto de la Unidad Beneficiaria, con el fin de que se coordine la entrega de los productos, debiendo también ser remitida una copia vía correo electrónico a la Encargada de Fondos Facultativos Nacional joselyn.troncozo@gendarmeria.cl y a la casilla fondosfacultativos.bienestar@gendarmeria.cl.
Se recepcionarán en el Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida órdenes de compra hasta el 15 de Octubre del 2021 como último plazo.


    
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4. GESTIÓN DE COMPRA

Para gestionar los requerimientos de compra, se deberá designar por región, un operador (a) de compras y un funcionario (a) que supervise y autorice las ordenes de compras. Esta designación deberá ser enviada mediante correo electrónico a los funcionarios nsoto@gendarmeria.cl y luis.reveco@gendarmeria.cl, quienes son los responsables de gestionar las cuentas de usuarios de la plataforma de mercado público. Lo anterior, para habilitar a los funcionarios designados de manera tal que puedan efectuar transacciones en la unidad de compra de Bienestar, considerando que se mantendrá esta unidad para la gestión de los procesos correspondientes a Fondos Facultativos.
El operador (a) de compra, solo podrá gestionar los requerimientos que se ejecuten mediante la modalidad de compra “Convenio Marco y Compra Ágil”. Los procesos relacionados a licitaciones públicas serán administrados desde el Departamento de Logística, ya sea que se establezca esta modalidad desde el inicio del proceso o una vez agotadas las posibilidades vía convenio marco y/o compra ágil, para lo cual la unidad de compra regional deberá solicitar al coordinador del proyecto que se canalice dicha solicitud al Departamento de Logística.

a) Convenio Marco:
La normativa define a esta modalidad de compra como la primera opción que deben considerar las Instituciones.
Le corresponderá al Operador (a) de Compras a cargo del proceso:
● Verificar que el bien o servicio solicitado se encuentre disponible en el catálogo electrónico de Convenio Marco.
● Revisar si las bases que rigen el C.M. exigen la generación de un cotizador para compras menores o iguales a 1.000 UTM.
● Conservar un registro de la selección de un proveedor que no sea la oferta más económica disponible en el catálogo, acompañando los antecedentes que permitan respaldar dicha decisión (ej. Despacho mínimo, días de entrega, monto excesivo por fletes, etc.)
Cuando el bien o servicio requerido se encuentre en Convenio Marco y no requiera la publicación de un cotizador, el Operador (a) de Compras procederá a verificar si el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria proporcionado al momento de adjudicar el proyecto cubre el monto total de la contratación o, en caso contrario, solicitar un adicional, para finalmente emitir la Orden de Compra e informarla vía correo electrónico a la Unidad Requirente.
Cuando las bases que rigen el Convenio Marco exijan la publicación de un cotizador, el Operador (a) de Compras realizará esta acción en el Sistema de Información y, una vez finalizado el plazo de recepción de ofertas, procederá a enviar mediante correo electrónico las ofertas recibidas y la ficha de cotización con su respectivo ID a la Unidad Requirente, quien, por su parte, deberá seleccionar la oferta más conveniente a los intereses de la Institución. Con la selección del proveedor, el Operador (a) de Compras procederá a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria con la autorización correspondiente, para finalizar el proceso emitiendo la Orden de Compra con los antecedentes de respaldo e informando vía correo electrónico a la Unidad Requirente.

b) Compra ágil:
Una de las últimas modificaciones realizadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública dice relación con la incorporación de la modalidad de adquisición, llamada compra ágil, que de acuerdo al Reglamento, corresponde a una modalidad de contratación directa, mediante la cual las Entidades podrán adquirir bienes y/o servicios por un monto igual o inferior a 30 UTM, de una manera dinámica y expedita, a través del Sistema de Información, requiriendo un mínimo de tres cotizaciones previas. Se recomienda lectura de la Directiva N° 35 de la DCCP, que imparte recomendaciones sobre la utilización de la modalidad de compra ágil.

Operatoria compra ágil: Como regla general los Operadores de Compras, deberán al menos realizar las siguientes acciones, cuando estén tramitando una compra ágil:

- Verificar que la adquisición del bien o servicio sea por un monto igual o inferior a 30 UTM y que no se encuentre en el catálogo de convenio marco, en caso de existir un convenio vigente, solo procederá la compra ágil, si por esta vía se consiguen condiciones más ventajosas, las que en este caso solo estarán referidas al menor precio del bien y/o servicio.
- Completar y validar con la Contraparte Técnica, el documento denominado “Requerimientos Administrativos Compra Ágil”.
- Invitar al menos a tres proveedores, a través del módulo dispuesto para las compras ágiles en el sistema de información www.mercadopublico.cl.
- Adjuntar siempre al cotizador y a la orden de compra que se emita, el anexo “Requerimientos Administrativos Compra Ágil” que se adjunta la presente circular.
- Una vez cerrado el periodo establecido para recibir cotizaciones, el Operador de Compras, procederá a descargar las ofertas recibidas y remitirlas mediante correo electrónico a la Unidad Requirente, para que sean estos quienes indiquen que ofertas cumplen técnicamente y posteriormente el Operador del proceso, pueda confeccionar cuadro comparativo para evaluar cotizaciones según criterios establecidos.
- El Operador procederá a verificar si el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria proporcionado al momento de adjudicar el proyecto cubre el monto total de la contratación o, en caso contrario, solicitar un adicional, para luego proceder con la emisión de la orden de compra.
- El operador(a) de compras deberá adjuntar en la OC a lo menos los documentos de activación del proceso, el requerimiento administrativo de compra ágil, el cuadro de evaluación, certificado de disponibilidad presupuestaria y cualquier otro antecedente del proceso.

Es importarte señalar, que para una buena administración de los procesos que se ejecutarán en regiones, es necesario que el operador (a) de compra, indique en el nombre de la orden de compra, el número o nombre de región correspondiente, con esto se podrá identificar a que región corresponde el proceso que se estará ejecutando, perteneciente a código de compra de Bienestar.

EJEMPLO: 1. NOMBRE ORDEN DE COMPRA: REGION DEL MAULE / Sala Estar del CPF Talca.


    
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5. ENTREGA DE LOS PRODUCTOS Y RECEPCIÓN CONFORME

Será de exclusiva responsabilidad del coordinador del proyecto de la Unidad Beneficiaria, una vez sea recepcionada la Orden de Compra, comunicarse con el proveedor, con la finalidad de informar que la acepte y gestionar la entrega y/o despacho de/los productos/s.
El coordinador del proyecto de la unidad beneficiaria, una vez reciba los productos, deberá informar la recepción conforme al correo electrónico joselyn.troncozo@gendarmeria.cl con copia a fondosfacultativos.bienestar@gendarmeria.cl, con la finalidad de que una vez sea emitida la Factura, esta sea aceptada, a través del Servicio de Impuestos Internos.

Debiendo señalar en el correo electrónico:

ASUNTO: RECEPCIÓN CONFORME PRODUCTOS PROYECTO (SEÑALAR UNIDAD)
Estimados Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida, junto con mi saludo el presente para informar que con fecha 30/04/2021, se recepcionaron conforme, en cantidad y calidad, los productos que se señalan en la Orden de Compra N° 5194-xx-CM21.


Lo anterior, se informa con la finalidad de ACEPTAR la Factura en el Servicio de Impuestos Internos y cambiar estado de recepción conforme en mercado público.

El envío de este correo electrónico es sólo con la finalidad de realizar la recepción conforme y la aceptación de la Factura, ya que no es válido para procesar el pago.

Si la unidad no informa la recepción conforme de los productos en un plazo de 5 días una vez emitida la Factura, el Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida, procederá al rechazo de la factura, siendo responsabilidad de la Unidad requirente gestionar la reemisión o anulación con el proveedor respectivo.

Una vez realizada la recepción conforme de los productos, el coordinador del proyecto de la unidad beneficiaria, tiene un plazo máximo de 5 días para la remisión de la factura y documentos necesarios (señalados en el punto N° 5) al Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida, para proceder al pago oportuno al proveedor.


    
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6. EJECUCIÓN

Al ejecutar el proyecto se debe tener presente considerar medios de rendición a presentar (véase paso 8), tales como fotografías de la implementación del proyecto, encuesta de los participantes, videos, notas difundiendo la iniciativa, etc.


    
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7. SOLICITUD DE PAGO

Periodo: Del 01 de Junio al 19 de noviembre 2021

Se deberá remitir al Departamento de Bienestar Social y Calidad de Vida, con la finalidad de gestionar el respectivo pago, los siguientes documentos en formato papel en el sistema de correspondencia (no se realizará ningún pago de ser remitida la factura sólo en formato digital):

a) Factura original certificada (con firmas y timbres en original). Las boletas y facturas deben corresponder a quien otorga efectivamente los servicios, de acuerdo a la orden de compra, por lo tanto, no se aceptarán boletas de terceros.

La certificación de la factura debe realizarse con firma y timbre en original (timbre de certificación o frase escrita a mano que señale “Recibí conforme en cantidad y calidad las especies y/o servicios detalladas en presente documento”), esta debe realizarse en la factura en su cara anterior, en un lugar donde no se pierda la visión de otras datos.



b) Orden de Compra respectiva.

c) A su vez indicar el N° de Cuenta de Banco del proveedor, a objeto de realizar depósito pertinente, la cual debe corresponder al proveedor o prestador de servicios.
Es necesario recordar las instrucciones vigentes, referidas en el Oficio Cir. N° 406 del 25.10.2019 del Sr. Subdirector de Administración y Finanzas, en cuanto a dar cumplimiento a lo establecido en la Ley N° 21.131 que indica que el pago a proveedores debe ser en un plazo de 30 días corridos, siguientes a la fecha de emisión de la factura.
Asimismo señalar, que el no pago oportuno dentro de 30 días, puede generar interés y/o mora a favor del proveedor. La ley N° 21.131 incorpora explícitamente que el pago que no se efectúe dentro del plazo legal establecido generará las esponsabilidades administrativas de los funcionarios involucrados en el proceso.


    
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8. RENDICIÓN

Periodo: Fecha tope 19 de Noviembre 2021

Considerando que en el presente año se enfocará la compra y/o adquisición de implementos para el mejoramiento de espacios de trabajo, se dará por ejecutado y/o finalizado el proceso del proyecto con el envío de:

- Los antecedentes para pago señalados en el punto 7 (Factura certificada, OC, etc).
- Envío de la evaluación del proyecto, a través de Formulario de evaluación (vincular), adjuntando las fotografías del espacio que se implementó, con fecha máxima hasta el 19 de Noviembre del año 2021.


           
   
  Gendarmería de Chile, Servicio de Bienestar Social, Compañía N° 1048, Piso 7 Santiago.
Teléfonos de contacto: 2 22038900 / 2 22038901 / 2 22038902, Consultas infobienestar@gendarmeria.cl ,Reembolsos y Beneficios beneficiosbienestar@gendarmeria.cl